Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 25 de agosto de 2026

Introducción

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales e Información de AKONTI S.A.S. (en adelante, la “Política”) tiene como objetivo implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e información que contenga datos personales susceptibles de tratamiento, y explica cómo AKONTI S.A.S. solicita, almacena, consulta, verifica, transmite, transfiere, analiza, comparte, procesa, modifica, actualiza, aclara, retira, divulga, conserva y trata información que el Usuario entrega a través de distintos medios.

Es interés de AKONTI S.A.S. salvaguardar la privacidad de la información personal del Usuario obtenida a través del Sitio Web u otros medios, para lo cual se compromete a adoptar una política de confidencialidad de acuerdo con lo que se establece a continuación.

El Usuario reconoce que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria y ante la solicitud de AKONTI S.A.S. para prestar el servicio ofrecido en el Sitio Web u otros medios, y de acuerdo con las finalidades mencionadas en la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

Esta Política garantiza que el tratamiento de los datos personales se realizará bajo los principios de legalidad, confidencialidad, seguridad y transparencia, asegurando el respeto de los derechos de los titulares y la adecuada gestión de la información.

Objetivo

El objetivo de la presente Política es garantizar a los titulares de los derechos fundamentales la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía en el tratamiento y uso de los datos personales; por lo tanto, las actuaciones relacionadas con el manejo de la información se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

También busca prevenir los riesgos relacionados con el tratamiento de datos personales, como accesos no autorizados, pérdida de la información, modificación no autorizada, divulgación, uso no consentido por el titular o indebida aplicación de los preceptos legales.

Marco legal

Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 15.
Ley Estatutaria 1266 de 2008.
Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Decretos reglamentarios 1727 de 2008, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 1081 de 2015.
Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.
Circular externa de la Superintendencia de Industria y Comercio n.º 001 del 18 de septiembre de 2025.

Alcance

La presente Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de AKONTI S.A.S. cuyo titular sea una persona natural, y será de obligatorio y estricto cumplimiento por los colaboradores de la empresa.

Definiciones

Para efectos de la presente Política, y en concordancia con la normativa vigente sobre tratamiento y protección de datos personales, se establecen las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que otorga el titular para que sus datos personales sean tratados.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita emitida por el responsable del tratamiento, dirigida al titular, en la que se informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y las finalidades para las cuales se utilizarán los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
Causahabientes: Persona que sucede a otra por causa del fallecimiento de esta.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Información que no es semiprivada, privada o sensible. Incluye, entre otros, datos relativos al estado civil, profesión, oficio, calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, estos datos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Proceso mediante el cual el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía o permite el acceso a la información a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Identificación del responsable y/o encargado del tratamiento

A continuación, se presenta la información esencial sobre el responsable y el encargado del tratamiento de datos personales en AKONTI S.A.S.

Razón social: AKONTI S.A.S.
NIT: 901610345-1
Domicilio: Medellín, Antioquia.
Dirección: Carrera 43A # 14-27, Edificio Colinas del Poblado, Oficina 103.
Teléfono: (+57) 304 231 1528
Correo electrónico: soporte@declarago.com

Principios

El objetivo de esta Política es garantizar a los titulares de los derechos fundamentales la protección de su privacidad, intimidad, buen nombre y autonomía en el tratamiento y uso de sus datos personales. Por ello, todas las acciones relacionadas con el manejo de la información se regirán por los siguientes principios:

Principio de legalidad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones vigentes y aplicables en materia de protección de datos personales y derechos fundamentales conexos.
Principio de libertad: el tratamiento de datos personales solo puede efectuarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin autorización, salvo mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.
Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales estará subordinado a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular de los datos.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos personales que sean de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: los datos personales serán protegidos mediante recursos técnicos, protocolos y medidas administrativas que garanticen la seguridad de los registros y repositorios electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta o uso no autorizado.
Principio de confidencialidad: toda persona que administre, maneje, actualice o tenga acceso a información personal, comercial, contable, técnica o de cualquier tipo en bases de datos se compromete a conservarla de manera estrictamente confidencial y a no revelarla a terceros. Este compromiso persiste incluso después de finalizar la relación laboral o contractual.

Tratamiento y finalidades a las cuales serán sometidos los datos

AKONTI S.A.S. tratará los datos personales de proveedores, aliados comerciales, clientes (futuros, activos e inactivos), colaboradores y personal interno, exclusivamente para las finalidades necesarias y accesorias previstas, respetando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes que regulen la materia.

Finalidades necesarias

Verificación de riesgos y antecedentes: Comprobar antecedentes comerciales, judiciales y reputacionales, así como evaluar riesgos relacionados con el lavado de activos y financiación del terrorismo.
Relaciones comerciales: Apoyar la relación comercial con clientes y prospectos, registrándolos en los sistemas para gestionar procedimientos contables, logísticos, comerciales y financieros.
Gestión de atención al cliente: Gestionar actividades de fidelización y comunicación con clientes, además de atender sus peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias.
Marketing e inteligencia de mercados: Desarrollar actividades de marketing, investigación de mercados y análisis de tendencias para comprender mejor a los consumidores.
Inteligencia de negocios y análisis de clientes: Realizar acciones de análisis y prospectiva para conocer mejor a los consumidores mediante datos de navegación y transacciones.
Perfiles predictivos de clientes: Diseñar perfiles de clientes basados en sus gustos y comportamientos en internet, aplicaciones móviles y tiendas físicas durante transacciones.
Proceso precontractual y contractual: Establecer relaciones jurídicas y comerciales con proveedores o aliados desde el proceso precontractual o negociaciones preliminares hasta el perfeccionamiento del contrato.
Ejecución del contrato: Los datos suministrados durante la ejecución del contrato y con ocasión a este no podrán ser usados por fuera del marco de la relación contractual y comercial y su objeto.
Procesar pagos y validar saldos pendientes: Así como toda obligación dineraria a la que haya lugar.
Selección y vinculación de personal: Administrar el proceso de selección, vinculación y verificación de antecedentes de los empleados, incluyendo estudios de seguridad.
Gestión de contratos laborales: Administrar los contratos laborales y las relaciones con empleados y colaboradores de empresas temporales, según los términos de cada contrato.
Afiliación a seguridad social: Realizar trámites de afiliación y actualización de los deberes de seguridad social de los colaboradores y sus familiares, como salud, pensión y riesgos laborales.
Beneficios laborales: Otorgar beneficios laborales a los empleados, tales como seguros, gastos médicos y actividades deportivas, con la participación de terceros contratados.
Seguridad en el acceso: Establecer medidas de seguridad para el acceso de personal externo e interno, incluyendo cámaras de vigilancia y notificación de estas medidas.
Seguridad y salud en el trabajo: Registrar actividades relacionadas con el sistema de seguridad y salud laboral, como accidentes, condiciones ergonómicas y brigadas de emergencia.
Gestión de base de empleados: Mantener y actualizar la base de datos de los empleados de la compañía.
Control de acceso a las instalaciones: Registrar y controlar el acceso a las instalaciones de AKONTI S.A.S. para mitigar riesgos de seguridad física y de la información.
Monitoreo de procesos internos: Verificar, controlar y monitorear el desarrollo de procesos, actividades y productos según los lineamientos de auditoría corporativa.
Cumplimiento legal: Gestionar el cumplimiento de las obligaciones y requisitos legales asociados al funcionamiento de AKONTI S.A.S.
Cumplimiento de obligaciones corporativas: Asegurar el cumplimiento de las obligaciones corporativas y societarias frente a órganos internos y autoridades externas.

Finalidades accesorias

Gestión de denuncias: Gestionar denuncias relacionadas con malas prácticas comerciales o ante posibles conductas delictivas.
Resolución de conflictos: Adelantar las acciones jurisdiccionales o extraprocesales asociadas a mecanismos alternativos de resolución de conflictos.
Conservación del dato: AKONTI S.A.S. conservará los datos de los aliados hasta por diez (10) años más luego de su desvinculación comercial y contractual, siempre que no se haya solicitado antes la supresión por parte del titular, con la finalidad de garantizar el ciclo de vida del dato y los derechos de su titular e implementar medidas de recuperación del cliente.
Formación y capacitación: Ejecutar y registrar actividades de formación, capacitación y solicitudes de apoyo académico para los empleados.
Exámenes médicos de control: Realizar exámenes médicos periódicos para mantener actualizada la historia laboral y el estado de salud de los empleados.
Registro fotográfico y fílmico: Conservar registros fotográficos o fílmicos de los empleados en las instalaciones para fines de identificación y seguridad en caso de investigaciones.
Cumplimiento ambiental y de calidad: Verificar y monitorear el cumplimiento de los lineamientos ambientales y de gestión de calidad en las operaciones.
Promoción de los servicios y productos de la compañía: Enviar a sus clientes promociones e información comercial tanto propia como de sus aliados estratégicos.
Eventos y promoción: Organizar eventos comerciales y promocionales, registrando la participación de clientes a través de grabaciones, fotos u otros medios.
Publicidad personalizada: Crear, enviar y compartir publicidad basada en los intereses de los clientes obtenidos a través de sus interacciones en redes sociales, el Sitio Web de AKONTI S.A.S. o sus aliados.
Información sectorial para aliados: Ofrecer información agregada de sectores comerciales a aliados, sin identificar individuos, para análisis de mercado y comprensión del comportamiento del sector.
Beneficios para familiares: Utilizar la información de los familiares de los empleados, incluidos los hijos, para otorgar beneficios como subsidios educativos y actividades recreativas.

Tratamiento de datos sensibles

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, AKONTI S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos personales sensibles únicamente en los siguientes casos:

El titular ha dado su consentimiento previo, expreso, informado y voluntario, salvo en los casos en que la ley no requiera dicha autorización.
El tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del titular, quien se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales.
El tratamiento se realiza en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de fundaciones, ONG, asociaciones o cualquier organismo sin ánimo de lucro cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical. Los datos deben referirse exclusivamente a sus miembros o a personas que mantienen contacto regular por razón de su finalidad. En estos casos, los datos no podrán ser suministrados a terceros sin la autorización del titular.
El tratamiento es necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben adoptar medidas para suprimir la identidad de los titulares.

Derechos del titular de la información

De acuerdo con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, los titulares de los datos cuentan con los siguientes derechos:

Acceso, conocimiento, actualización y rectificación. El titular tiene derecho a acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AKONTI S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento. Este derecho puede ejercerse respecto a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitud de prueba de autorización. El titular puede solicitar prueba de la autorización otorgada a AKONTI S.A.S. para el tratamiento de sus datos, por cualquier medio válido, salvo en los casos en que la ley exceptúe la necesidad de autorización.
Información sobre el uso de los datos. El titular tiene derecho a ser informado, previa solicitud, sobre el uso que AKONTI S.A.S. ha dado a sus datos personales.
Presentación de quejas ante la autoridad competente. El titular puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que haga sus veces, por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante AKONTI S.A.S.
Revocación de autorización y supresión de datos. El titular puede revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceso gratuito a los datos personales. El titular tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la política de tratamiento que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

Titular de los datos personales. La persona natural a quien corresponden los datos, quien debe acreditar su identidad por los medios que AKONTI S.A.S. disponga.
Causahabientes del titular. Personas que han sucedido al titular por causa de su fallecimiento, quienes deben acreditar dicha calidad.
Representante o apoderado del titular. Persona que actúe en representación del titular, previa acreditación de la representación o poder.
Terceros autorizados. Cualquier otra persona a favor o para la cual el titular haya estipulado expresamente la autorización.

Deberes de AKONTI S.A.S. como responsable y encargado del tratamiento de datos personales

Reconocimiento de la titularidad

AKONTI S.A.S. reconoce que la titularidad de los datos personales corresponde exclusivamente a las personas naturales, quienes tienen el derecho de decidir sobre el uso de sus datos. Por lo tanto, la compañía utilizará los datos personales únicamente para las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas legales vigentes.

Deberes en el tratamiento y protección de datos personales

En el marco del tratamiento y protección de datos personales, AKONTI S.A.S. asume los siguientes deberes, sin perjuicio de otros establecidos en la legislación aplicable:

Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley, copia de la autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando oportunamente al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos suministrados, y adoptar las medidas necesarias para mantener la información actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la ley.
Exigir al encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez presentada la reclamación y mientras no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos personales.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” según lo regulado por la ley.
Insertar la leyenda “información en discusión judicial” en la base de datos, una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Autorización y consentimiento

Para el tratamiento de datos personales, y salvo las excepciones previstas en la ley, AKONTI S.A.S. requiere la autorización del titular.

Manifestación de la autorización

La autorización puede ser otorgada por:

El titular, quien debe acreditar su identidad por los medios dispuestos por la compañía.
Los causahabientes del titular, previa acreditación de su calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder.
Un tercero para el cual el titular hubiere estipulado.

El texto de la autorización que se recoge en el registro puede consultarse en Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

Uso de cookies

El Sitio Web utiliza “cookies” para brindarle un servicio de alto valor agregado. Las cookies son pequeños archivos de texto colocados en el navegador del dispositivo electrónico para guardar sus preferencias, datos personales, la forma, tiempo y modo en que utiliza el Sitio Web, así como toda la información que pueda ser de utilidad para realizar seguimiento y reunir información que permita hacer mejoras de contenido y servicios.

El Usuario comprende que los datos por él consignados harán parte de un archivo y/o base de datos que podrá ser usado por AKONTI S.A.S. para efectos de surtir determinado proceso. El Usuario podrá modificar o actualizar la información suministrada en cualquier momento, siempre que dicha modificación sea antes de la entrega del servicio o producto solicitado a AKONTI S.A.S.

AKONTI S.A.S. ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, instalando las medidas técnicas y organizativas correspondientes.

En el evento en que AKONTI S.A.S. modifique las políticas de privacidad aquí contenidas, informará a los Usuarios a través de su Sitio Web.

Derechos de propiedad

Para la prestación del servicio, AKONTI S.A.S. podrá utilizar, en el Sitio Web u otros medios, su propia plataforma tecnológica o la de un tercero designado por esta que cumpla con adecuados estándares de seguridad. En tal caso, el Usuario autoriza expresamente a dicho tercero para conocer la información necesaria para la ejecución del servicio, con los fines estrictamente detallados en los presentes términos y condiciones.

El Usuario reconoce que todo el software, información, marcas, logos, signos distintivos, nombre de la plataforma, nombres de dominio, invenciones, patentes, good will, desarrollos, diseños, secretos industriales, copyright, know-how y cualquier tipo de código usado en el Sitio Web es propiedad de AKONTI S.A.S., sus proveedores y/o aliados, y está protegido por leyes nacionales y tratados internacionales sobre la propiedad intelectual. Cualquier reproducción, redistribución y, en general, cualquier uso no autorizado por AKONTI S.A.S., sus proveedores y/o aliados está expresamente prohibido por la ley y el presente documento, y puede conllevar sanciones civiles y penales.

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Advertencias sobre la página web

Debido a que en la actualidad los medios técnicos no permiten garantizar la absoluta falta de injerencia de la acción de terceras personas en el Sitio Web, AKONTI S.A.S. de ninguna manera asegura la exactitud y/o veracidad de todo o parte de la información contenida en su Sitio Web, ni su actualización, ni que dicha información haya sido alterada o modificada en todo o en parte luego de haber sido publicada en el Sitio Web o enviada por cualquier medio electrónico o magnético, ni cualquier otro aspecto o característica de lo publicado en el sitio o en los enlaces, respectivamente.

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Domicilio y jurisdicción

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por las leyes de la República de Colombia. Si cualquier disposición de estas condiciones pierde validez o fuerza obligatoria por cualquier razón, todas las demás disposiciones conservan su fuerza obligatoria y carácter vinculante, y generarán todos sus efectos. Para cualquier efecto legal o judicial, el lugar de las presentes condiciones es la ciudad de Medellín, Antioquia, República de Colombia, y cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se someterá a los jueces de la República de Colombia, que aplicarán la legislación nacional.

Notificación y canal de contacto

Para efecto de notificaciones, comunicaciones o contacto con AKONTI S.A.S. se han establecido los siguientes canales:

Dirección: Carrera 43A # 14-27, Edificio Colinas del Poblado, Oficina 103, Medellín, Colombia.
Correo electrónico: soporte@declarago.com

El uso de la plataforma también se rige por los Términos y Condiciones.